Assistant·e de Direction Générale - Secrétariat Général - Rambouillet Territoires H/F - 78

Sous l'autorité de la responsable du secrétariat général, vous assurez un rôle d'appui à la Direction Générale des Services dans l'organisation, la préparation et le suivi des activités et des instances.
Vous contribuez à la coordination des informations et au bon fonctionnement administratif de la direction, en lien avec les élus et les services.

Missions principales :
- Coordination des instances
- Organisation des instances communautaires
- Préparation des ordres du jour et des dossiers
- Suivi des échéances et relance des services
- Participation aux séances (prise de notes, comptes rendus, procès-verbaux)
- Gestion des actes administratifs
- Rédaction et mise en forme des délibérations et décisions
- Vérification de la complétude des dossiers
- Suivi des circuits de validation
- Appui à la Direction Générale / Cabinet du Président
- Gestion et organisation des agendas
- Préparation des réunions et dossiers
- Suivi des projets et des activités de la direction
- Mise à jour des tableaux de bord
- Coordination et circulation de l'information
- Interface entre élus, direction et services
- Diffusion, fiabilisation et hiérarchisation de l'information
- Gestion du courrier (Dotelec)
- Organisation du travail et priorisation
- Identification du degré d'urgence des demandes
- Gestion de sollicitations multiples
- Signalement à la hiérarchie des demandes et arbitrage des priorités
- Continuité du service d'accueil (en remplacement)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public en cas d'absence de l'agent dédié
- Réception, filtrage et transmission des appels et messages
- Gestion de la boîte mail accueil
- Orientation des usagers et des interlocuteurs externes

Conditions :
Rémunération statutaire + Prime
Rythme de travail : lundi au vendredi - 37H30 hebdomadaire
25 jours de CA + 15 RTT
CNAS
Participation Mutuelle + prévoyance

*Participation ponctuelle aux instances en soirée