Chef de Projet Evénementiel - Mairie du Perray-En-Yvelines H/F - Communes

Coordination des évènements relevant du service communication et plus globalement de la ville, de la valorisation des ressources et de la promotion des espaces et partenariats.

Position dans l'organigramme :
Rattachée à la Responsable du service Communication.

Activités principales :

1. Gérer, coordonner et suivre l'organisation des évènements du service et de la Commune
- Gérer la programmation culturelle
- Assurer la gestion, la coordination et le suivi des manifestations pour le service et la Commune avec l'ensemble des acteurs
- Garantir le suivi administratif et l'organisation logistique des événements de la programmation (gestion des demandes et des plannings, suivi mails, élaboration des contrats avant validation, demande devis, préparation des bons de commandes, demandes d'interventions, etc.)
- Assurer le contact avec les artistes/groupes/associations retenus dans la programmation et la coordination entre les différents acteurs concernés (élus, services, entreprises, institutions, partenaires, ...) notamment pour le salon des arts.
- Participation à l'élaboration du budget sur la partie événementielle.
2. Elaborer et exécuter le budget Evénementiel et culturel de la Ville
- Gestion des recettes (qualité de régisseur, billetterie)
3. Rechercher toutes les ressources liées au bon déroulement des événements (partenaires, matériels, prestataires, commerçants...) et élaborer les analyses permettant d'améliorer l'efficacité opérationnelle des évènements.
- Participer au débriefing de chaque événement de la programmation (points positifs, points à revoir, à améliorer, etc.) avec le responsable de service et les services/élus concernés.
- Proposer des outils d'évaluation de l'offre événementielle (fréquence, participation, moyens, coûts...)
- Concevoir et mettre en oeuvre des dispositifs techniques et administratifs nécessaires à la conduite des évènements : fiche événement, guide ...
- Être force de proposition et veiller aux nouvelles pratiques événementielles.

4. Appuyer la promotion événementielle
- Diffuser les supports de communication auprès des partenaires, acteurs locaux, institutions, entreprises
- Actualiser et tenir le répertoire de contacts à jour (associations, commerçants, entreprises, institutions, prestataires...)
- Aider à la rédaction de supports de communication
- Rédiger et diffuser des comptes rendus, mailing, notes, rapports, ...

Moyens et conditions d'exercice :

- Outils bureautiques, logiciels, formations et documentation professionnelle
- Téléphone fixe, PC portable, VPN
- Déplacements : réguliers
- Amplitude de travail : temps complet, 36h30 mais nécessitant une grande disponibilité, travail le weekend lors des événements.
- Pics d'activité : continu.

Savoir-être recherché :
- Organisation et rigueur (gérer plusieurs projets simultanément, respecter les délais et les budgets
- Excellentes qualités relationnelles
- Gestion du stress
- Adaptabilité et réactivité
- Créativité
- Autonomie
- Sens de l'anticipation

• Programmation
• Sens du relationnel
• Créativité
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Organisation d'événements
• Compte-rendu
• Gestion du stress
• Recettes
• Force de proposition
• Réactivité